Respuestas directas, en el orden en que suelen surgir durante un proyecto real.
¿Qué es la gestión documental?
Es el conjunto de actividades con las que una organización planifica, produce, organiza, conserva, consulta y finalmente elimina o preserva sus documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. No se trata solo de archivar: incluye decidir qué documentos se producen, cómo se nombran, cuánto tiempo se guardan, quién puede verlos y qué pasa con ellos al final. En Colombia está regulada por la Ley 594 de 2000, conocida como Ley General de Archivos, y por la reglamentación del Archivo General de la Nación.
¿Qué diferencia hay entre escanear un documento y la digitalización certificada?
Escanear produce una imagen. La digitalización certificada produce un documento electrónico con valor probatorio: se hace bajo un procedimiento controlado y documentado, se conservan los metadatos de origen, se deja registro de quién digitalizó qué y cuándo, y se aplican mecanismos que permiten demostrar que el archivo no fue alterado.
Esa trazabilidad es lo que permite que el documento digital sirva como prueba ante un tercero, un ente de control o un juez. Un escaneo suelto hecho en una impresora multifuncional normalmente no cumple esas condiciones.
¿Un documento digitalizado tiene validez legal en Colombia?
Sí. La Ley 527 de 1999 reconoce los mensajes de datos y les otorga la misma fuerza probatoria que a los documentos en papel, siempre que se garantice su integridad, su disponibilidad y la posibilidad de consultarlos después. La Ley 594 de 2000 y la reglamentación del Archivo General de la Nación establecen los requisitos archivísticos que debe cumplir el proceso.
La clave está en el "siempre que": la validez no la da el hecho de escanear, la da el procedimiento con el que se escaneó y la forma en que se conserva. Por eso la digitalización debe hacerse con un protocolo documentado y auditable.
¿Qué es OCR y por qué importa en un proyecto de digitalización?
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres. Es la tecnología que lee la imagen escaneada y la convierte en texto que el computador entiende.
Sin OCR usted tiene una foto de un documento y sigue dependiendo de saber en qué carpeta está. Con OCR puede escribir una palabra, un número de cédula o un número de contrato y encontrarlo dentro de miles de documentos en segundos. Es la diferencia entre guardar información y poder usarla.
¿Puedo destruir los documentos físicos después de digitalizarlos?
No de forma automática, y este es probablemente el error más costoso que comete una organización. La eliminación de documentos en Colombia depende de lo que establezcan las Tablas de Retención Documental de la entidad y de la naturaleza jurídica de cada documento; algunos deben conservarse en su soporte original.
El camino correcto es: primero se levantan o actualizan las TRD, se identifica qué series documentales pueden eliminarse y en qué momento, se surte la aprobación que corresponda, y solo entonces se procede dejando el acta de eliminación respectiva.
¿Cuánto cuesta digitalizar el archivo de una empresa?
El costo depende de cinco factores: el volumen (que se mide normalmente en metros lineales de archivo o en número de imágenes), el estado físico de los documentos, si requieren preparación previa como retirar ganchos, desdoblar hojas o reparar rasgados, el nivel de indexación y metadatos que usted necesite para poder buscar, y si el trabajo se hace en las instalaciones del cliente o en las nuestras.
Dos archivos del mismo tamaño pueden costar muy distinto. Por eso empezamos siempre con una auditoría de diagnóstico que permite dimensionar el proyecto antes de cotizar, y no con un precio por hoja tomado de una lista.
¿Cuánto tiempo toma un proyecto de digitalización?
Un archivo pequeño y ordenado puede resolverse en semanas. Un archivo histórico de varios cientos de metros lineales, sin instrumentos archivísticos y con documentos deteriorados, es un proyecto de meses que conviene ejecutar por fases.
Lo importante es que el proyecto se estructure por prioridades: normalmente se empieza por la documentación de consulta frecuente y por la que representa riesgo legal, para que la organización empiece a ver beneficio desde las primeras semanas en lugar de esperar al final.
¿Qué es la estrategia cero papel?
Cero papel no significa escanearlo todo y seguir trabajando igual. Significa rediseñar los procesos para que el papel deje de ser necesario: que las aprobaciones, las firmas, la radicación y los expedientes nazcan y vivan en digital.
Digitalizar el archivo histórico resuelve el pasado. Digitalizar los procesos evita que el problema se siga produciendo. Las organizaciones que solo hacen lo primero vuelven a tener un archivo desbordado en pocos años.
¿Qué diferencia hay entre digitalizar documentos y digitalizar procesos?
Digitalizar documentos es convertir lo que ya existe en papel a formato electrónico. Digitalizar procesos es cambiar la forma de trabajar para que el trámite completo ocurra en digital: una solicitud que se crea en un formulario, se aprueba con firma electrónica, se archiva sola en el expediente correcto y notifica a quien corresponde.
La primera reduce espacio y tiempo de búsqueda. La segunda reduce los tiempos del proceso completo y es donde suele estar el mayor retorno.
¿La firma electrónica tiene validez legal en Colombia?
Sí. La Ley 527 de 1999 y su reglamentación reconocen la firma electrónica y la firma digital. La firma electrónica identifica al firmante y muestra su intención de aprobar el contenido; la firma digital añade un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada y ofrece un nivel de garantía mayor.
Para que una firma electrónica sostenga una discusión legal, lo que importa es poder demostrar quién firmó, cuándo firmó y que el documento no cambió después. Eso se logra con el registro de evidencias del proceso de firma y con el sello de tiempo.
¿Qué es un SGDEA y necesito uno?
Un SGDEA es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo: el software donde los documentos electrónicos se organizan según el cuadro de clasificación de la entidad, se les aplican los tiempos de retención, se controla quién accede y se conserva la trazabilidad.
No toda organización necesita comprar uno nuevo. Muchas ya tienen herramientas que, bien configuradas, cumplen buena parte de la función. Nos adaptamos a la plataforma que su organización ya usa antes de proponer comprar otra.
¿Qué normas colombianas debo cumplir en gestión documental?
Las principales son:
- Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos, marco general para la función archivística.
- Ley 527 de 1999 — valor probatorio de los mensajes de datos, comercio electrónico y firmas.
- Decreto 1080 de 2015 — decreto único reglamentario del sector cultura, que recoge buena parte de la reglamentación archivística.
- Acuerdos del Archivo General de la Nación — desarrollan los instrumentos archivísticos, los expedientes electrónicos y los procesos de transferencia y eliminación.
- Ley 1581 de 2012 — protección de datos personales, que aplica a la información contenida en los documentos.
Las entidades públicas están obligadas. Las empresas privadas que cumplen funciones públicas también, y el resto del sector privado se rige por estas normas en lo relacionado con el valor probatorio y la protección de datos.
¿Cómo protegen la información confidencial durante el proyecto?
Con tres capas. Primero, acuerdos de confidencialidad con la empresa y con cada persona que interviene. Segundo, control de custodia: cada caja y cada lote de documentos tiene registro de quién lo tuvo y cuándo, de manera que en todo momento se sabe dónde está cada cosa. Tercero, permisos definidos según el cargo de cada persona en la plataforma de consulta, para que nadie vea más de lo que le corresponde.
Cuando la información es especialmente sensible y no puede salir de la organización, el servicio se presta in-house: llevamos el equipo y el personal a sus instalaciones y los documentos nunca cruzan la puerta.
¿Qué es el servicio in-house?
Es digitalizar dentro de las instalaciones del cliente. Montamos la estación de trabajo, el escáner y el equipo de operación en un espacio de la organización, y todo el proceso ocurre bajo su supervisión directa.
Se usa cuando la normativa interna, un contrato o la sensibilidad de la información impiden que los documentos salgan físicamente de la sede.
¿Cómo se aplica la inteligencia artificial a un archivo documental?
De tres formas prácticas. La búsqueda semántica permite preguntar en lenguaje natural, por ejemplo "contratos de arrendamiento que vencen este semestre", en lugar de buscar por código. La clasificación automática lee un documento nuevo y decide a qué serie documental pertenece, reduciendo el trabajo manual de indexación. Y la extracción de datos toma campos concretos, como número de contrato, valor o fechas, y los pasa directamente al sistema sin que nadie los digite.
Nada de esto funciona sobre imágenes sin OCR. Por eso una buena digitalización es el requisito previo de cualquier proyecto de IA documental.
¿Por dónde empieza un proyecto con Digitaliza?
Por una auditoría y diagnóstico: revisamos el estado del archivo, los instrumentos archivísticos existentes, los procesos que dependen de papel y las herramientas que la organización ya tiene. De ahí sale un plan claro de tiempos y entregables.
Luego viene el diseño de la solución y por último la implementación y evolución, que incluye la capacitación del equipo interno para que la organización no quede dependiendo del proveedor.
¿Cómo sé si mi organización necesita esto?
Hay señales bastante claras. Si buscar un documento toma más de unos minutos; si el archivo ocupa espacio que se necesita para otra cosa; si algún proceso se detiene porque un papel está esperando una firma; si en una auditoría no puede demostrar la trazabilidad de un documento; o si tiene documentación con valor legal almacenada sin control de acceso, ya hay un caso.
El costo del papel casi nunca está en el papel: está en el tiempo perdido, en el riesgo legal y en el espacio.
¿Trabajan con entidades públicas y con empresas privadas?
Con ambas. Felipe González Gutiérrez, fundador de Digitaliza S.A.S., tiene más de 15 años liderando proyectos de gestión documental en el sector público y en el privado, y esa experiencia se refleja en que el proyecto se estructura desde el inicio con la formalidad que exige un ente de control, sin la lentitud que suele acompañarla.
¿Dónde presta servicio Digitaliza S.A.S.?
La sede está en Medellín, Colombia, y prestamos servicio en todo el país. Para proyectos fuera del área metropolitana se define desde el diagnóstico si conviene el traslado del archivo o la operación in-house en la sede del cliente.
Puede escribirnos a gerencia@digitalizasas.com o al WhatsApp +57 300 780 7725.
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